まず、管理者以外非公開にする。
次に、必要な人・グループに徐々に公開する。
最後に、全公開して大丈夫なものだけを全公開設定にする。

この考え方で進めれば、今回のような問題は起きません。

省庁内部情報 グーグルで閲覧可能に
http://www3.nhk.or.jp/news/html/20130710/t10015940981000.html